Weniger als sieben Monate bleiben bis zur nächsten Stufe der E-Rechnungspflicht. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Doch eine repräsentative Umfrage des Marktforschungsinstituts YouGov zeigt: Ein Drittel der deutschen Unternehmen hat noch nie eine E-Rechnung verschickt.

Was gilt ab wann?

Die Grundlage schafft das Wachstumschancengesetz, das der Bundesrat im März 2024 verabschiedet hat. Seit dem 1. Januar 2025 gilt bereits die Empfangspflicht: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Der Versand wird stufenweise verpflichtend:

• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen strukturierte E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Transaktionen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die elektronische Rechnung wird in allen Bereichen verpflichtend und unabhängig von der Unternehmensgröße.

Wichtig: Eine normale PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Zulässige Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD — ein Hybridformat aus visuell lesbarer PDF-Datei mit eingebettetem strukturiertem XML-Teil. Beide Formate müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Der Aufholbedarf ist erheblich

Die YouGov-Umfrage im Auftrag der E-Rechnungsplattform Easybill (502 Unternehmen) zeichnet ein ernüchterndes Bild:

• Nur 42 Prozent der Unternehmen versenden regelmäßig E-Rechnungen.
• 25 Prozent haben bisher nur vereinzelt damit experimentiert.
• 33 Prozent haben noch keine einzige E-Rechnung verschickt.
• Nur 37 Prozent kennen die gesetzlichen Anforderungen vollständig.

Noch problematischer: Elf Prozent der Unternehmen arbeiten bei der Rechnungserstellung noch mit Excel, zehn Prozent mit Word. Beide Programme erfüllen die künftigen gesetzlichen Anforderungen nicht.

Bei Unternehmen, die noch nicht vorbereitet sind, dominieren drei Problemfelder: 36 Prozent nennen die technische Umsetzung als größte Hürde, 29 Prozent sind unsicher bei den gesetzlichen Vorgaben, 27 Prozent fehlt das nötige Know-how.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Experten warnen davor, die Systemumstellung auf die letzten Monate zu verschieben. Es geht um mehr als Softwarekauf: notwendig ist eine umfassende Überarbeitung der Geschäftsprozesse von der Bestellung bis zur Zahlung.

Konkret empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Empfangsfähigkeit prüfen: Seit Januar 2025 ist die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, bereits in Kraft. Wer das noch nicht sichergestellt hat, ist bereits im Verzug.
2. Software prüfen oder wechseln: Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben kann. Falls nicht, ist ein Upgrade nötig.
3. Interne Prozesse anpassen: Nicht nur das Format muss stimmen — auch Ablage, Archivierung und Freigabeprozesse sind zu überdenken. E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD-Vorschriften im ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden, wobei die Aufbewahrungsfrist in der Regel acht Jahre beträgt.
4. Mitarbeiter schulen: Wer die Anforderungen nicht kennt, kann sie nicht umsetzen. Internes Wissen aufbauen lohnt sich jetzt.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist kein Zukunftsthema mehr. Für Handelsunternehmen im B2B-Bereich mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro zählen ab Januar 2027 nur noch strukturierte digitale Rechnungen. Wer jetzt noch auf Excel oder Word setzt, muss zwingend wechseln und sollte die Umstellung auch als Chance nutzen, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Die Zeit ist knapp.

Mitglieder können das Merkblatt zur E-Rechnung gerne über die Geschäftsstellen des Handelsverbands Südwest anfordern.

(Text/Bild: Pressestelle Handelsverband Südwest/ks)